Даже если вы уверены в том, что все сотрудники вашей компании надежные люди, способные хранить любые служебные секреты, то расслабляться рано. Никто не может гарантировать, что они честные и не будут пытаться заработать, используя ресурсы фирмы.
Считается, что самое большее, на что способен обычный сотрудник — мелкое воровство. Либо кража имущества родной компании, либо личных вещей коллег по работе. Расследовать и предотвращать такие преступления довольно просто. Да и ущерб от них не очень большой. Пока кто-то из них не украдет бумажник крупного клиента или зарубежного партнера.
Обычно, если на фирме появляется воришка, то об этом становится известно довольно быстро, и персонал сам включаются в динамичную игру «поймай вора». И его быстро выявляют. Персонал сам заинтересован в скорейшей нейтрализации этой угрозы.
Все выше сказанное относится к предотвращению краж личного имущества. А вот с «несунами» бороться труднее. В течение многих лет нас приучали к тому, что все государственное — значит народное. А если оно принадлежит народу, значит ничье. При этом советская власть активно пыталось внушить населению, что оно не право. И за хищение государственного имущества в особо крупных размерах могли и расстрелять.
Мелкие «несуны» не исчезли с распадом Советского Союза. Они и сейчас живут во многих организациях. Правда, об этом знают только их коллеги и бухгалтерия, которая регулярно списывает украденное имущество.
Ущерб от них зависит от объема и рыночной стоимости вынесенного ими за территорию организации и той сферы бизнеса, где работает компания. В крупном торговом комплексе, особенно, если речь идет о залах с режимом самообслуживания возможностей для «несунов» больше, чем в коммерческом банке или офисе. В финансовых учреждениях можно унести домой канцтовары, бумагу для принтера и что ни будь еще. Можно украсть, к примеру, компьютер, но его пропажу почти сразу обнаружат. Со всеми вытекающими отсюда последствиями. Да и коллеги могут не одобрить такой наглый поступок. Зависть или чувство справедливости заставит их заявить о проделке «несуна» сотрудникам Службы безопасности.
Проще всего организовать борьбу с «несунами» в торговых центрах. В других местах это скорее проблема руководства компании, чем Службы безопасности. Поэтому кратко коснемся лишь наиболее распространенных средств выявления «несунов» из числа сотрудников супермаркетов. Во — первых, это соблюдение всех рекомендаций в сфере предотвращения воровства покупателями. Обычно все факты исчезновения товара из торгового зала объясняют происками покупателей, а не продавцов. Если в результате принятых мер в отношение клиентов количество краж не уменьшилось, значит, собственные воры более активны, чем посетители.
Во — вторых, материальная заинтересованность сотрудников охраны (дежурящих в торговом зале), кассиров и продавцов — консультантов в снижение количества краж. В частности, компенсация части ущерба от краж за счет вычета этой суммы из зарплаты этих лиц. Конечно мера негуманная, но эффективная. При условии, что будут использованы технические средства охраны. Например, на все продаваемые вещи будут приклеены специальные магнитные бирки. В этом случае большинство приемов магазинных воров просто не сработают.
Тогда охранники смогут выявить немногочисленных воров — виртуозов из числа покупателей, а честные продавцы укажут на «несунов». Мало кто согласиться с тем, что его обворовывают. По-другому трудно назвать вычеты из зарплаты.
В — третьих, отказ от практики, когда сотрудники охраны выступают в роли продавцов-консультантов. Конечно это позволяет повысить оперативность обслуживания, но при этом снижается бдительность «секьюрити».
На производственных «объектах», где нет посторонних, выявить «несунов» еще проще. Жесткий пропускной режим. Эффективная система контроля и управления доступа. Система телевизионного наблюдения. Учет полуфабрикатов после прохождения каждого технологического участка. Регулярный досмотр личных вещей сотрудников (эту меру лучше заранее указать в контракте). Постоянная ротация сотрудников охраны, с целью предотвращения сговора с сотрудниками охраняемого объекта.
Начиная с девяностых годов, в России появились интеллектуальные «несуны». Например, во многих российских информационно — аналитических компаниях, специализирующихся на проведение различных исследований и составление различных Баз Данных, всегда можно приобрести их продукцию с «черного хода». Есть сотрудники, готовые продать копию чужого подготовленного отчета или Базу Данных. И расценки значительно ниже тех, что указаны в официальных прайс — листах.
Интеллектуальные «несуны» могут быть везде, где есть информация, которую можно продать, как товар. Очень часто — потенциальному клиенту компании — работодателя. Часть мер, которые применяются для борьбы с этим явлением, аналогичны противодействию «промышленному шпионажу». Для выявления интеллектуальных «несунов» можно использовать еще ряд приемов.
Во первых, это попытка купить информационный продукт с «черного хода». Нанятый Службой безопасности бизнесмен проводит серию переговоров с «менеджером по продажам» о возможностях покупки продукции компании. Крайне редко сотрудник компании, даже если он «несун», с ходу предложит свои услуги по значительному снижению цены. Хотя и такое бывает. Чаще всего такое предложение потенциальный покупатель слышат на второй или третьей встречи. Обычно за пределами офиса компании продавца. Если во время этой беседы в боковом кармане пиджака у «покупателя» включенный диктофон, то обычно других доказательств вины «несуна» не требуется.
Во вторых, анализ результатов работы «менеджеров по продаже». Большое количество обратившихся в компанию клиентов и внезапно отказавшихся от покупки — должно насторожить не только руководство фирмы, но и Службу безопасности. А вот если выясниться, что кто — то из отказавшихся все же использует продукцию компании, то скорее всего он ее купил с «черного хода».
В третьих, ограничение числа лиц, имеющих легальный доступ к этому продукту. Скорее всего, он существует в форме одного или группы компьютерных файлов. Поэтому доступ к нему должны иметь только те, кто создал его. «Менеджеру по продажам» достаточно иметь демоверсию готового продукта. Распечатка конечного продукта или копирование ее на дискету или CD ROM должна производиться только после подписания договора с клиентом. Разумеется, сотрудники, связанные с созданием информационного продукта не должны иметь контактов с потенциальными клиентами. Оптимальный вариант, если они будут занимать отдельное помещение. Повышенный интерес любого из сотрудников фирмы к работе этого подразделения должен насторожить сотрудников Службы безопасности.
Одна из разновидностей деятельности интеллектуальных «несунов» — вынос при увольнении всех своих «наработок».
Пример из жизни. Одна московская архитектурно — строительная фирма специализировалась на разработке проектов загородных домов и коттеджей. Сотрудники компании не только разрабатывали весь комплект строительной документации, но и согласовывали его во всех государственных организациях. Клиенту оставалась только обратиться в строительную фирму или самому организовать строительство по уже разработанным и утвержденным чертежам. С чиновниками из государственных организаций общался один сотрудник этой компании. За пять лет работы он «подружился» со всеми нужными людьми. Поэтому согласование и утверждение строительной документации требовало минимальных временных затрат.
После финансового кризиса в августе 1998 года у этой архитектурно — строительной компании возникли определенные финансовые трудности. Количество клиентов резко сократилось, и руководство компании было вынуждено отправить часть сотрудников в вынужденные отпуска без содержания, а остальным значительно уменьшить зарплату. Сотрудник, отвечавший за взаимодействие с государственными организациями, попал в число тех, кто был отправлен в отпуск. Его это очень задело, и он написал заявление об уходе по собственному желанию.
Он просидел дома месяц, а потом был принят на работу в конкурирующую архитектурно — строительную компанию. Его должностные обязанности на новом месте работы не изменились, как и размер заработной платы, «проиндексированной» с учетом изменения курса доллара. А у его предыдущего работодателя возникли проблемы при согласовании строительной документации в государственных органах. Время на прохождения документов по инстанциям резко возросло.
В этой ситуации единственный законный способ защиты от таких интеллектуальных «несунов» — создать человеку такие условия, что бы у него не возникало желания сменить место работы. Речь идет не только об уровне зарплаты и других материальных благах, но и об атмосфере внутри организации. Например, если у сотрудника будут сложные взаимоотношения с коллегами по работе, то, скорее всего этот человек постарается сменить обстановку, даже если ему хорошо платят. Но нельзя создавать «культ» незаменимого человека. Иногда сотрудники, чувствуя свою значимость и уникальность, могут постараться извлечь максимум выгоды из сложившийся ситуации. Тогда взаимоотношения между работодателем и работником могут развиваться в форме общения шантажиста и его жертвы. Работник будет требовать максимум материальных благ, а работодатель будет вынужден либо соглашаться с требованием работника, либо пытаться защититься от шантажиста. Обычно, в такой ситуации, работник занимает более выигрышную позицию. В случае своего поражения работник всегда может уйти к конкуренту или просто наблюдать со стороны за мучениями бывшего работодателя, пытавшегося решить возникшие проблемы.
Несколько лет назад сотрудник одного солидного коммерческого банка создал компьютерную систему, которая управляла сетью банкометов этого банка. Обо всех нюансах работы системы знал только он. Поэтому решение об увольнение этого человека означало еще и то, что все банкометы банка будут парализованы. И сколько потребуется времени на их оживления — назвать точную цифру никто не мог. Сотрудник проработал в этом банке до сентября 1998 года, регулярно получая зарплату, чуть меньше, чем у президента этого банка.
Пока мы говорили только о том, как можно выявить воров. А между тем мошенничество среди персонала распространено не меньше. Причем таким способом организуют себе дополнительный заработок все — начиная от технического персонала и заканчивая финансовыми директорами и главными бухгалтерами. Правда, у каждой категории сотрудников свои излюбленные методы.
О том, как может заработать финансовый директор или главный бухгалтер — тема для отдельного разговора. Красоту и элегантность отдельных схем мошенничества сможет по достоинству оценить человек, знакомый на практике с особенностями российского бухгалтерского учета и налогового законодательства. С выявлением таких людей, а это бывает крайне редко, если речь не идет о классическом варианте мошенничества — главбух исчезает вместе с деньгами, может справиться и аудитор. Главное вовремя его пригласить.
А вот менеджеры среднего звена менее изворотливы. Простая схема, существовавшая еще во времена Советского Союза. С таможни приходит партия товара. Импортного. Например, мебельные гарнитуры. Менеджер один или два из них «списывает» как бракованные. Не выдержали российских дорог. Дальше они поступают на продажу в мебельный салон, с хозяином которого менеджер заранее договорился. Доход от продажи делится между хозяином магазина, менеджером и работниками склада. Как выявить такого менеджера? Применительно к описанной ситуации — анализ причин брака. Если выясниться, что только у этого человека периодически ломаются кресла, то нужно плотнее заняться им. И еще необходим жесткий контроль над процессом уничтожения списанного товара. Лучше, если руководство компании само будет присутствовать при этой процедуре.
Другая схема. Очень популярна среди персонала торговых компаний. Например, сотрудники хлебобулочного комбината — владельца серии торговых точек на Ленинградском проспекте в Москве, однажды обнаружили, что объем продаж резко сократился. Снизили зарплату продавцам. Те возмутились. Выручка у них на прежнем уровне. Тогда обратились к Службе безопасности. Началось расследования. Все точки обслуживал один менеджер. С утра он развозил товар по торговым точкам, днем привозил новую партию батонов, а вечером забирал непроданный товар и выручку. Выяснилось, что менеджер привозил на точки не только товар своей компании, но и конкурента. А батоны по внешнему виду и по цене не отличишь. Сотруднику Службы безопасности хлебобулочного комбината пришлось в течение дня пересчитать количество привезенных батонов на всех торговых точках, а вечером сравнить полученные цифры с теми, что были в отделе сбыта. Цифры различались в два раза.
Как предотвратить использование торговых площадей в личных целях менеджерами среднего звена?
Во-первых, это постоянный анализ объемов продаж в каждой торговой «точке». Любые резкое изменение ситуации, особенно, если аномалия наблюдается в одной или нескольких «точках», а не всей сбытовой сети, должны заинтересовать не только Отдел сбыта и руководство компании, но и Службу безопасности. Каждый будет проверять свою версию случившегося. Маркетологи проанализируют ситуацию на рынке, руководство фирмы оценит профессионализм менеджера, ну а сотрудники Службы безопасности проверят версию о мошенничестве.
Во вторых, жесткий контроль над работой всех торговых «точек». Можно взять метод, который практикуют государственные структуры. Проверка всего выставленного на продажу товара накладным или тому количеству товара, что был отпущен со склада или завезен на «точку». Цель — выявить продукцию, которая не проходит по бухгалтерской отчетности фирмы. Не важно, по какой именно — официальной или внутренней. Сотрудники Службы безопасности — не налоговая полиция. Их задача — выявить тех, кто обманывает родную компанию, а не государство. А дальше все просто. Если обнаружен товар, который компания не оплачивала, то у менеджера или продавца остается два варианта. Либо он сразу признается в своей вине. Либо товар становится собственностью компании и продавец должен в конце рабочего дня либо сдать его или вырученные от продажи деньги. Обычно, при любом из вариантов, менеджера или продавца предпочитают уволить.
В третьих, использования принципа «тройной отчетности». В конце каждого рабочего дня в Отдел сбыта предоставляются три отчета. Один от кладовщика или бухгалтерии, с указанием количества отпущенного товара. Второй — от менеджера, который снабжал этим товаром по «точкам» и третий от самого продавца. Расхождение в цифрах может свидетельствовать о том, что кто — то пытается мошенничать. У сотрудников Службы безопасности две основных задачи. Не допустить сговора этих трех лиц и обеспечить конфиденциальность всех отчетов. Слишком много желающих узнать реальные объемы продаж. Начиная от конкурентов и заканчивая налоговой полицией.
В четвертых, использование приемов наружного и внутреннего наблюдения. О них подробно рассказывалось в статье «Проверка персонала — 2», опубликованной в шестом номере журнала. Что бы продать товар, его нужно завезти на торговую «точку» и выгрузить.
Этот процесс, особенно, если речь идет о коммерческом ларьке или небольшом магазине, обычно бывает крайне сложно скрыть от любопытных глаз случайных прохожих. Чаще всего товар завозят в начале рабочего дня. Поэтому несколько часов, проведенных у дверей торговой «точки», позволят выявить все машины, которые участвовали в процессе завоза товара. Дальше все просто. Из получившегося списка нужно исключить «свои» автомобили. А о том, что привезли остальные машины — должен рассказать продавец, который принимал товар. Это наружное наблюдение.
А теперь о том, как можно использовать внутреннее (агентурное) наблюдение. Название говорит само за себя. Нужно установить доверительные отношения с продавцами, грузчиками, экспедиторами, водителями и т.п. Каждый из них может рассказать массу интересного о том, чем он занимался в течение рабочего дня. Например, грузчик сообщит о том, что «Газель», которую он разгружал, была «чужой». Не из гаража родной компании. Водитель сообщит о том, что по пути на «точку» он заехал еще на один склад, не отмеченный в его путевом листе. Но при этом он следовал указаниям менеджера. Экспедитор подтвердит слова шофера. А продавец поделиться своими тревогами — часть товара пришла без накладных. И если внезапно нагрянет налоговая инспекция с проверкой, то будут большие проблемы.
Способов предотвратить использования торговых площадей много. Частично они подходят и для нейтрализации попыток технического персонала использовать служебное положение для дополнительного заработка.
Например, водители служебных автомашин любят заниматься «частным извозом». О том, что расходуется дорогой бензин, происходит преждевременный износ машины и т. п., говорить не надо — это проблемы руководства компании — владельца автотранспорта. Опаснее другое. Очередной пассажир может просто выкинуть водителя и салона и завладеть дорогой иномаркой. Как предотвратить такой финал мелкого бизнеса водителя? В трудовом контракте четко указать, что запрещается использовать служебный автомобиль в личных целях. И нарушение этого требования влечет увольнение. Более жесткий контроль над использованием автотранспорта. Хотя главная задача Службы безопасности — не отслеживание каждого водителя, а постоянное напоминание руководству компании о необходимости борьбы с фактами «частного извоза».
Почти все категории технического персонала любят использовать оргтехнику и средства связи в личных целях. Например, распечатать богато иллюстрированный цветными фотографиями диплом сыну на служебном принтере. Регулярно болтать часами по телефону с друзьями, живущими в США. Примеров может быть множество. Формально это проблема руководство организации. Но Службе безопасности некогда не помешает знать имена главных транжиров внутренних ресурсов компании. Иногда этих «негативных» фактов бывает достаточно, что бы заставить уволить человека, которого подозревают в связях с конкурентами или криминальными структурами. Особенно если по тем или иным причинам нельзя объявить истинную причину увольнения. Такое в жизни случается значительно чаще, чем можно представить.
По статистике только 30 % честные люди. Еще 50 % готовы нарушить закон, если они уверенны в своей безнаказанности или знают, что их ждет мягкое наказание, если их поймают. И оставшиеся 20 % готовы нарушить закон при любых условиях. Поэтому, надежный сотрудник — не значит, что он еще и честный.